Guidelines to prepare TDS Correction Statement

     TDS statement തയ്യാറാക്കിയപ്പോൾ വരുന്ന തെറ്റുകൾ തിരുത്താൻ  TDS Correction Statement ഫയൽ ചെയ്യുകയാണ് വേണ്ടത്.  TDS Correction Statement ഫയൽ ചെയ്യാൻ പ്രധാനമായും 6 ഘട്ടങ്ങളുണ്ട്.

1. TRACES ൽ TAN രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുക.  (നേരത്തെ TAN രജിസ്റ്റർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ വീണ്ടും രജിസ്റ്റർചെയ്യേണ്ടതില്ല.)

2. TRACES ൽ login ചെയ്ത് Conso File ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യുക. (Justification Report കൂടി ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്തു പരിശോധിക്കുന്നത് തെറ്റ് എന്തെന്ന് കൃത്യമായി മനസ്സിലാക്കാൻ സഹായകമാണ്.)

3. RPU ഓപ്പണ്‍ ചെയ്ത് ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത Conso File RPU വിലേക്ക് കൊണ്ടുവരിക.

4. RPU വിൽ വേണ്ട തിരുത്തലുകൾ നടത്തുക.

5. File സേവ് ചെയ്യുക.

6. Validate ചെയ്യുക.

7. Fvu ഫയൽ കോപ്പി ചെയ്തു അപ്‌ലോഡ്‌ ചെയ്യാനായി TIN Facilitation Center ൽ നൽകുക. 

     ഇനി ഓരോ ഘട്ടങ്ങളും വിശദമായി പരിശോധിക്കാം.

1.TRACES ൽ TAN രജിസ്റ്റർ ചെയ്യൽ 

         TRACES ൽ TAN രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്നതെങ്ങിനെ എന്ന് വിവരിക്കുന്ന പോസ്റ്റ്‌ നേരത്തെ തയ്യാറാക്കിയിരുന്നു.  അതിനായി ഈ ലിങ്കിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.  Click here for Guideline to Register TAN in TRACES.

2. TRACES ൽ login ചെയ്ത് Conso File ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യൽ 

       Traces ൽ ലോഗിൻ ചെയ്യുന്നതിനായി TRACES ന്റെ ഹോംപേജിൽ ഉള്ള 'Login' ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.

  TAN രജിസ്റ്റർ ചെയ്തു ലഭിച്ച User ID, Password, Tan നമ്പർ എന്നിവ നൽകിയ ശേഷം അതിനു ചുവടെയുള്ള verification code താഴെ അടിച്ചു കൊടുത്ത് OK ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.   അപ്പോൾ തുറക്കുന്ന പേജിലെ "Quick Links" നു ചുവടെയുള്ള "Request for Conso File" ൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക. (അല്ലെങ്കിൽ Statements/Payments ക്ളിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ വരുന്ന dropdown list ൽ "Request for Conso File ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക).  അപ്പോൾ വരുന്ന പേജിൽ  നമുക്ക് തിരുത്തൽ വരുത്തേണ്ടത് ഏത് ക്വാർട്ടറിലെ സ്റ്റെറ്റ്മെന്റ്റ്‌ ആണോ അത് ഇതിൽ ചേർത്ത് കൊടുക്കുക.  

Click on the image to enlarge it.

Financial Year, Quarter എന്നിവ ചേർക്കുക.  Form Type  "24Q" സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക. എന്നിട്ട് "GO " ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.

അപ്പോൾ തുറക്കുന്ന പേജിൽ 'Token Number/Provisional Receipt Number (PRN)' എന്നതിന് നേരെ ഉള്ള കള്ളിയിൽ Conso file വേണ്ട ക്വാർട്ടറിന്റെ TDS ഫയൽ ചെയ്ത 15 അക്ക Token Number അടിച്ചു കൊടുക്കുക.

Click on the image to enlarge it.

പിന്നീട് അതിനു താഴെ 'Please select if the payment was done by Book Adjustment' എന്ന വരിയുടെ തുടക്കത്തിലുള്ള ബോക്സിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.  ഇനി ആ ക്വാർട്ടറിൽ  ഏതെങ്കിലും ഒരു മാസത്തിൽ ആകെ അടച്ച ടാക്സും ആ മാസം ടാക്സ് കുറയ്ക്കപ്പെട്ട മൂന്നു പേരുടെ PAN നമ്പരും അവരുടെ ആ മാസത്തെ ആകെ ടാക്സും ചേർക്കാനുണ്ട്.  മൂന്നിൽ കുറവ് ആളിൽ നിന്നെ ടാക്സ് കുറച്ചിട്ടുള്ളൂ എങ്കിൽ അവരുടെ വിവരം മാത്രം ചേർത്തിയാൽ മതി.  

Click on the image to enlarge it 

'Date on which tax deposited' എന്നതിന് നേരെ ടാക്സ് ട്രഷറിയിൽ ലഭിച്ച മാസത്തിന്റെ അവസാന ദിവസം ചേർക്കുക.(നവംബർ മാസത്തെ ബില്ല് ഡിസംബർ മാസത്തിൽ കാഷ് ചെയ്യുന്നതിനാൽ ആ ബില്ലിലെ വിവരം ചേർക്കുമ്പോൾ "31-Dec-2013" എന്ന വിധത്തിലാണ് ചേർക്കേണ്ടത്.)

'Challan Amount/Transfer Voucher Amount' എന്നതിന് നേരെ ആ മാസത്തിൽ ആകെ കുറച്ച ടാക്സും ചേർക്കുക  സംഖ്യ ചേർക്കുമ്പോൾ 1200 രൂപയ്ക്ക് 1200.00 എന്ന് കാണിക്കണം.  അതിനു ശേഷം ടാക്സ് കുറച്ചവരുടെ PAN ഉം ടാക്സും ഇത് പോലെ ചേര്ത ശേഷം താഴെയുള്ള 'proceed' ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.  അപ്പോൾ പുതിയ ഒരു പേജ് തുറക്കും.

Click on the image to enlarge it.

ഇതിൽ നമുക്കുള്ള "Authentication Code" ഉണ്ടാവും.  ഇത് എഴുതി എടുക്കുക. അല്ലെങ്കിൽ കോപ്പി ചെയ്യുക. (ഇനി ഒരു ദിവസം ഈ ക്വാർട്ടറിന്റെ മറ്റു ഫയലുകൾ ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യാനും ഇതേ Authentication Code മതി)  എന്നിട്ട് "proceed with transaction' എന്ന ബട്ടണിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.

Click on the image to enlarge it.

ഇപ്പോൾ തുറക്കുന്ന 'Download Request Confirmation' പേജിൽ നിന്നും "Request Number" എഴുതി സൂക്ഷിക്കുക.  ഇപ്പോൾ നാം Conso File നു അപേക്ഷിച്ചു കഴിഞ്ഞു.  ഇനി 'Conso File" ലഭിക്കുന്നതിനു മിനിട്ടുകളോ മണിക്കൂറുകളോ താമസം ഉണ്ടാവാം. 

"Conso File" ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യുന്നതിനായി "Downloads" ബട്ടണിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുമ്പോൾ വരുന്ന dropdown ലിസ്റ്റിൽ "Requested Downloads" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.

Click on the image to enlarge it.

"Request Number" ന് നേരെ മുമ്പ് എഴുതി വച്ച Request Number ചേര്ത ശേഷം "GO" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.  അപ്പോൾ താഴെ ഒരു വരിയിൽ Request ന്റെ വിവരങ്ങൾ കാണാം.  അതിൽ status കോളത്തിൽ Available എന്നാണോ എന്ന് നോക്കുക.  Available ആണെങ്കിൽ ആ വരിയിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്തു താഴെയുള്ള "HTTP Download" എന്ന ബട്ടണിൽ click ചെയ്യുക.

Click on the image to enlarge it.

അപ്പോൾ Conso File കമ്പ്യൂട്ടറിലേക്ക് ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യപ്പെടും.  ഈ ഫയൽ zipped file ആയി ആണ് ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്യപ്പെടുക.  ഇത് unzip ചെയ്യുക.  അപ്പോൾ പാസ്സ്‌വേർഡ്‌  "TAN Number _ Request  Number" ആണ് നൽകേണ്ടത്.

(ഇതിന്റെ കൂടെ Justification റിപ്പോർട്ട്‌ കൂടി ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്തു പരിശോധിക്കുന്നത് തെറ്റ് എന്താണ് എന്ന് കൃത്യമായി മനസ്സിലാക്കാൻ സഹായിക്കും.  അത് മറ്റൊരു പോസ്റ്റിലൂടെ വിശദമാക്കാം.)

3. RPU ഓപ്പണ്‍ ചെയ്ത് ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത Conso File RPU വിലേക്ക് കൊണ്ടുവരിക

RPU എന്ന ഫോൾഡർ തുറന്ന് RPU എന്ന application file  ക്ളിക്ക് ചെയ്തു വീണ്ടും റൈറ്റ്ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.  'Run as administrator' ക്ളിക്ക് ചെയ്ത് RPU ഓപ്പണ്‍ ചെയ്യുക.  അതിൽ "Form No" 24Q സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക.  എന്നിട്ട് 'Correction' നു നേരെയുള്ള ബട്ടണിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.  അപ്പോൾ  'Please import latest Consolidated TDS -TCS file to prepare correction statement' എന്ന് കാണുന്ന dialogue box ൽ "OK' ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.  

"Import Consolidated TDS - TCS File' എന്ന ബട്ടണിൽ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.  അപ്പോൾ തുറക്കുന്ന വിൻഡോയിൽ നേരത്തെ നമ്മൾ TRACES ൽ നിന്നും ഡൌണ്‍ലോഡ് ചെയ്ത "Conso File" കണ്ടെത്തി ആ pdf ഫയൽ സെലക്ട്‌ ചെയ്തു 'open' ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.  അപ്പോൾ 'Ensure that the  latest Consolidated TDS TCS is used for preparation of correction statement" എന്ന dialogue box ൽ "OK" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.  അപ്പോൾ "file imported successfully " എന്ന ബോക്സിൽ OK ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.  നേരത്തെ ഫയൽ ചെയ്ത ആ ക്വാർട്ടറിന്റെ എല്ലാ വിവരങ്ങളും RPU വിൽ ലോഡ് ചെയ്യപ്പെടും.

'Form' ഷീറ്റിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താൻ "Update deductor details" നു നേരെ "Other deducter details" എന്ന് സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക.

Click ൦ന് the image to enlarge it.

അതിനു ശേഷം ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ മാറ്റിക്കൊടുക്കാം.  

"Challan' ഷീറ്റിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താൻ ആ ഷീറ്റ് എടുക്കുക.  അതിലെ "Updation mode for challan" (രണ്ടാം കോളം) എന്ന കോളത്തിൽ മാറ്റം വരുത്തേണ്ട ചലാനിൽ "Update" സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക.  തുടർന്നു ആ ചലാനിൽ ആവശ്യമായ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താം.  Section Code,  24G Receipt No,  Date on which tax deposited,  DDO/Transfer voucher Serial No, Interest amount, Other amount എന്നീ കോളങ്ങളിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താവുന്നതാണ്.  TAN, Form No, Financial Year, Quarter എന്നിവയിൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താൻ കഴിയില്ല.  പുതിയൊരു ചലാൻ വിവരങ്ങൾ ചേർക്കാൻ "Insert Rows" ൽ  ആവശ്യമായ എണ്ണം നൽകി "OK" ക്ളിക്ക്  ചെയ്യുക.  തുടർന്നു "Updation mode for challan" കോളത്തിൽ "Add" സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക.

തുടർന്നു  ആവശ്യമായ എല്ലാ കോളങ്ങളും പൂരിപ്പിക്കുക.

ടാക്സ് അടച്ചവരെ കുറിച്ചുള്ള മാറ്റങ്ങൾ "Annexure 1" ലാണ് വരുത്തുന്നത്.  ഇതിന്നായി ആ ഷീറ്റ് എടുക്കുക.  PAN നമ്പറിൽ മാറ്റം വരുത്താൻ  രണ്ടാം കോളമായ  "Updation mode for Deductee" യിൽ മാറ്റം വരുത്തേണ്ട വരികളിൽ  "PAN Update" സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക. "PAN of the employee" എന്ന കോളത്തിൽ ശരിയായ PAN നമ്പർ അടിച്ചു കൊടുക്കുക.  ഒന്നിൽ കൂടുതൽ തവണ ഒരാളുടെ PAN Number ൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താൻ കഴിഞ്ഞേക്കില്ല.  ജീവനക്കാരനെ കുറിച്ചുള്ള മറ്റു വിവരങ്ങൾ മാറ്റുന്നതിനായി "Update" സെലക്ട്‌ ചെയ്ത് ആവശ്യമായ തിരുത്തലുകൾ നടത്തുക.  പുതിയ ആളുകളെ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നതിനായി "Insert Row" ക്ളിക്ക് ചെയ്ത് വേണ്ടത്ര വരികളുടെ എണ്ണം ചേർത്ത് "OK" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.  പുതിയ വരികളിൽ രണ്ടാം കോളത്തിൽ "Add" സെലക്ട്‌ ചെയ്ത് വിവരങ്ങൾ ചേർക്കുക.

"Annexure II" ൽ മാറ്റങ്ങൾ വരുത്താൻ ആ ഷീറ്റ് എടുക്കുക.  "PAN"നമ്പറിൽ മാറ്റം വരുത്താൻ രണ്ടാം കോളമായ "Updation mode" ൽ "PAN update" സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക.  എന്നിട്ട് വേണ്ട മാറ്റം വരുത്തുക.  ഒരാളെ ക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാൻ രണ്ടാം കോളത്തിൽ  "Delete " സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക.  ഡിലീറ്റ് ചെയ്താലും വിവരങ്ങൾ കോളത്തിൽ തന്നെ ഉണ്ടാവും.  പുതിയ ആളുകളെ ചേർക്കാൻ "Insert Rows" ക്ളിക്ക് ചെയ്ത് വരികളുടെ എണ്ണം കൊടുത്ത്  വരികൾ ചേർത്ത് അവരെ കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ ചേർക്കാം.  വേണ്ട മാറ്റങ്ങളെല്ലാം വരുത്തിക്കഴിഞ്ഞാൽ ഫയൽ സേവ് ചെയ്യാം.

5. File സേവ് ചെയ്യുക.
     ഫയല്‍ സേവ് ചെയ്യുന്നതിനായി ഏറ്റവും താഴെ കാണുന്ന 'Save' എന്ന കമാന്‍ഡ് ബോക്സില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.  അപ്പോള്‍ 'save File' എന്ന വിന്‍ഡോ തുറക്കും.  അതില്‍ "save in -ETds RPU 3.8 എന്നു കാണാം.  അതിന് വലത് വശത്ത് പുതിയ ഫോള്‍ഡര്‍ ഉണ്ടാക്കാനുള്ള ഐക്കണ്‍ കാണാം. ഇല്ലെങ്കിൽ താഴെ "New Folder" എന്ന് കാണാം.  അതില്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.  

അല്ലെങ്കില്‍ റൈറ്റ് ക്ലിക്ക് ചെയ്ത്  New Folder ഉണ്ടാക്കുക.  എന്നിട്ട് ആ ഫോള്‍ഡറിന് പേര് നല്‍കാം. സ്ഥാപനത്തിന്‍റെ പേരിന്‍റെ കൂടെ 24Q4Q, or (24Q3Q) എന്നുകൂടെ ചേര്‍ത്ത് പേര് അടിക്കാം.  എന്നിട്ട് ഈ ഫോൾഡർ ഓപ്പണ്‍ ചെയ്യാം.
തുടര്‍ന്ന് താഴെ file name നു നേരെ 24Q4Q2013-14 എന്ന് ഫയലിന് പേര് നല്‍കാം.
     അതിന് ശേഷം save ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.  ശരിയായി സേവ് ചെയ്തെങ്കില്‍ 'File saved successfully at ....' എന്ന ഡയലോഗ് ബോക്സ്‌ തുറന്നു വരും.  അതില്‍ OK ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

6. Validate ചെയ്യുക.

       ഫയൽ validate ചെയ്യാൻ താഴെയുള്ള "Create File" ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.  

Click on the image to enlarge it.

അപ്പോൾ "Select path" എന്ന ഡയലോഗ് ബോക്സ്‌ തുറക്കും.  അതിൽ നടുവിലെ "Browse" എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.  അപ്പോൾ  "Save as" എന്ന ബോക്സ്‌ തുറക്കും. അതിൽ നാം നേരത്തെ RPU വിൽ  കയറ്റിയ extract ചെയ്ത Conso file  path സെലക്റ്റ് ചെയ്തു ലോഡ് ചെയ്യുക.  അതിനു ശേഷം ഏറ്റവും താഴത്തെ മൂന്നാമത്തെ "Browse"  ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.  അപ്പോൾ വരുന്ന Save as ബോക്സിൽ നാം സ്ഥാപനത്തിന്റെ പേരിൽ ഉണ്ടാക്കിയ ഫോൾഡർ തുറന്ന് അതിൽ നമ്മൾ save ചെയ്ത ഫയൽ കൊണ്ടുവരിക.  ഇനി "Validate" എന്ന ബട്ടണ്‍ ക്ളിക്ക് ചെയ്യുക.  ചേര്‍ത്ത വിവരങ്ങളെല്ലാം വേണ്ട രീതിയിലാണെങ്കില്‍ 'File Validation Successful' എന്നു രേഖപ്പെടുത്തിയ മെസ്സേജ് ബോക്സ്‌ വന്നതായി കാണാം. അതിനു താഴെയുള്ള 'OK' ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

ഇനി നമുക്ക് RPU 3.8 ക്ലോസ് ചെയ്യാം.  ഇതിനായി ടൈറ്റില്‍ ബാറില്‍ വലത്തേ അറ്റത്ത്‌ കാണുന്ന ക്ലോസ് ബട്ടണില്‍ (X) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.  അപ്പോള്‍ 'Do you wish to save data before exiting the application' എന്ന ഡയലോഗ് ബോക്സ്‌ വരും.  അതില്‍ 'Yes' ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.  
     അപ്പോള്‍ 'Save As' എന്ന പേരോട് കൂടിയ ഒരു ഡയലോഗ് ബോക്സ്‌ തുറക്കും.  അതില്‍ ഏതാനും ഫയലുകള്‍ ഉള്ളതായി കാണാം.അതില്‍ ഏറ്റവും മുകളിലായി നാം നേരത്തെ പേര് നല്‍കി സേവ് ചെയ്ത ഫയല്‍ ഉണ്ടായിരിക്കും.  അതില്‍ ഒരു തവണ ക്ലിക്ക് ചെയ്തു സെലക്ട്‌ ചെയ്യുക.  എന്നിട്ട് 'Save as' എന്ന ആ ഡയലോഗ് ബോക്സില്‍ കാണുന്ന 'Save' ബട്ടണ്‍ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.  അപ്പോള്‍ പുതിയൊരു ഡയലോഗ് ബോക്സ്‌ തുറക്കും.  അതില്‍ 'Do you want to replace it?' എന്നതിന് ചുവടെ കാണുന്ന 'Yes' ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.   അപ്പോള്‍ 'File saved successfully' എന്നെഴുതിയ മെസ്സേജ് ബോക്സ്‌ തുറക്കും.  അതില്‍ 'OK' ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.  അതോടെ RPU 3.8  ക്ലോസ് ആവും.  ഇനി നാം തയ്യാറാക്കിയ ഫയല്‍ Tin Fecilitation Centre ല്‍ സമര്‍പ്പിക്കുന്നതിനായി കോപ്പി ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്.

ഫയല്‍ കോപ്പി ചെയ്യല്‍.
     ഇപ്പോള്‍ Local Disc C  യിലെ RPU 3.8  എന്ന ഫോള്‍ഡറിലുള്ള ഫയലുകള്‍ക്കൊപ്പം നാം സ്ഥാപനത്തിന്‍റെ പേരില്‍ നേരത്തെ ഉണ്ടാക്കിയ ഫോള്‍ഡര്‍ കൂടി ഉണ്ടാകും.  ഈ ഫോള്‍ഡര്‍ തുറന്ന്നോക്കിയാല്‍ അതില്‍  ഏതാനും ഫയലുകള്‍ കാണാം.  ഇതില്‍ കാണുന്ന 'FVU File' ആണ് Tin Fecilitation Centre ല്‍ നിന്ന് അപ്‌ലോഡ്‌ ചെയ്യുന്നത്.  ഈ ഫയല്‍ മാത്രമായോ അല്ലെങ്കില്‍ ഈ ഫോള്‍ഡര്‍ ഒന്നിച്ചോ കോപ്പി ചെയ്ത് സി ഡി യില്‍ പകര്‍ത്തി Tin Fecilitation Centre ല്‍  അപ്‌ലോഡ്‌ ചെയ്യുന്നതിനായി 27A ഫോറത്തോടൊപ്പം സമര്‍പ്പിക്കാവുന്നതാണ്. ഈ ഫോള്‍ഡറില്‍ Form27A എന്ന pdf ഫയല്‍ കാണാം. ഇനി മുതല്‍ ഈ 27A Form ആണ് ഒപ്പിട്ടു നല്‍കേണ്ടത്.